Trello – unser täglicher Begleiter

Das ultimative Projektmanagement-Tool für Startups, Agenturen und kleine Unternehmen

Vor ein paar Wochen habe ich euch ein paar Tools vorgestellt, die unseren Büroalltag um einiges leichter machen >> 5 Tools, die unseren Arbeitsalltag erleichtern

Heute möchte ich euch eines dieser Tool näher vorstellen und zeigen wie wir es nutzen: das Projektmanagement-Tool Trello!

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, unterteilt in unterschiedliche BOARDS, mit einzelnen LISTEN und KARTEN – quasi für jeden Task eine Karte.

Boards, Listen, Karten – den Überblick behalten

Wir nutzen Trello nun seit mehreren Jahren. Zuerst haben wir pro Projekt ein eigenes Board angelegt. Das wurde bei steigender Anzahl an Projekten sehr schnell unübersichtlich. Außerdem haben wir versucht mit einem eigenen Board unsere Kunden zu managen – Customer Relationship Management also. Das funktioniert auch ganz gut, solang die Anzahl der Kunden überschaubar bleibt.

Heute hat jedes Teammitglied von uns ein eigenes Board. Hier haben wir alle ähnliche Listen, die jeder für sich selbst verwalten kann.

• to do: hier sammelt jeder seine Tasks
• working on: auf diese Liste werden die Aufgaben gelegt, die gerade bearbeitet werden
• backtrack: bearbeitete Tasks, die auf eine Freigabe warten oder einen Arbeitsschritt von einem anderen Teammitglied erfordern und deshalb auf „on hold“ sind
• done: hier landen die erledigten Karten

Weitere Listen wie „Infos“ oder „Remember“ können natürlich von jedem Teammitglied selbst verwaltet werden.

Unser CEO Ernst hat sich auch noch eine Liste mit „Books to read“ angelegt ;) .

Soweit ein kurzer Einblick, wie wir unsere Boards aufgebaut haben. Hat sich bis jetzt sehr gut bewährt!

Die einzelnen Karten kann man easy mit drag&drop verschieben und so deren Reihenfolge bzw. Priorität verändern.

Trello Best Practice – ein paar Tipps

Am besten ist es, wenn man die Karten mit Überbegriffen betitelt und alle weitere Informationen direkt in der Karte notiert. Um also Details für eine Karte einzufügen, klickt man einfach auf die Karte, es öffnet sich dann ein eigenes Fenster.

Hier kann man eine allgemeine Beschreibung eintragen, Checklisten anlegen, Fristen eingeben, Dateien anhängen und die Karte kommentieren. Weiters kann man Mitglieder hinzufügen, oder auch Aufgaben an andere Team-Member delegieren.

Die Möglichkeit andere Mitglieder in den Kommentaren zu markieren, ist ebenfalls sehr hilfreich, um auf bestimmte Dinge hinzuweisen. Es genügt beim Schreiben des Kommentars das Teammitglieder mit @Username zu erwähnen und derjenige erhält automatisch eine Benachrichtigung.

Finde ich persönlich super, weil ich dann nicht immer alle Karten durchklicken muss um mich upzudaten *daumenhoch*!

Ich find das total übersichtlich und im täglichen Arbeiten ist mit diesen Funktionen das Nötigste abgedeckt. Ganz wichtig für einen noch besseren Überblick sind aber noch die Labels…

Labels – das Spiel mit den Farben

Was an Trello noch total toll ist, sind die LABELS, die man für jede Karte vergeben kann. Da haben wir auch einiges ausprobiert und sind auf eine echt sinnvolle Variante gestoßen.

Wir drücken also jeder Aufgabe einen Stempel auf, damit wir auch ja nichts übersehen oder vergessen.

Ganz nach dem Prinzip des Ampelsystems (von grün bis rot) weiß man sofort wie dringend ein bestimmter Task ist. Da das aber natürlich alles manuell ausgewählt werden muss, haben wir uns angewöhnt am Abend, nach getaner Arbeit noch schnell die Karten für den nächsten Tag zu sortieren.

Das ist super, weil man da noch alles präsent hat und sich am nächsten Morgen, oder nach einem hoffentlich entspannten Wochenende, einfach an den Schreibtisch setzen kann und sofort seine Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und mit der entsprechenden Wichtigkeit vor sich hat.

Man kann also morgens gleich los starten!

Extras – Trello kann noch viel mehr

Neben all den oben beschrieben Funktionen bietet Trello aber auch noch ein paar Extras. ich geb‘ euch hier mal einen kleinen Überblick:

• Abstimmen
  Bei dieser Zusatzfunktion können alle Nutzer, die sich ein Board teilen, über eine angelegte Karte abstimmen. Besonders hilfreich ist diese Funktion, wenn jedes Team-Mitglied etwas zu einer Idee, einer Aufgabe oder zum Beispiel einem vorgeschlagenen Termin sagen soll. Vor allem bei vielen Mitgliedern (also möglichen Stimmen) ist das super. :-)
• Kalender
  
  Mit diesem Extra erhält man eine Kalenderansicht, die einem die Fristen der einzelnen Karten anzeigt (im Wochen- oder Monatsformat) – total übersichtlich! Besonders für zeitkritische Projekte, also all jene mit einer wichtigen Deadline, ist die Fristeinstellung eine tolle Sache.
• Kartenfälligkeit
  Hier kann man beobachten, wie die Karten am Board „altern“. Stufenweise verändert sie die Farbe, wenn für längere Zeit keine Aktionen auf der Karte durchgeführt werden. Gut für’s Auge – dadurch ist es einfacher den Überblick zu behalten!
  

Mobile Version – TO DOs immer dabei

Und damit wir unsere TO DOs auch immer bei uns haben, sind unsere Smartphones natürlich auch mit der Trello-App ausgestattet. Besonders am Morgen bei unserem „Daily Standup – Meetings“ benutzen wir die mobile Version gerne. Da fällt das Zusammenfassen der heutigen Aufgaben leichter, man hat alles auf einem Blick in der Hand und wir müssen nicht alles auswendig wissen ;) .

Wenn ich gerade auswärts auf einem Termin bin oder in einem Meeting sitze und mir ein TO DO einfällt, lege ich ganz schnell via App eine Karte an, um es ja nicht zu vergessen. Sehr praktisch wie ich finde.

Jetzt bin ich aber gespannt, was ihr von Trello hält und wie ihr es verwendet! Freu mich über eure Tipps – bin ja der Meinung es gibt immer was zu Optimieren :) !

Titelbild: blog.trello.com